Cara Supaya Kerja Multitasking Efektif

Photo by Jonas Leupe

Table Of Contents

Preface

Apakah kamu pernah dengar kalimat ”multitasking adalah mitos” ?

Saya sendiri gak terlalu paham maksud kalimat itu apa, karena nyatanya saya memang sering ngerjain banyak hal sekaligus dalam sehari. Dan sepengalaman saya, ketidakmampuan mengelola task yang baik bisa berdampak buruk ke pekerjaan kita.

Selama bekerja remote dari rumah (WFH), saya jadi lebih sadar betapa pentingnya punya kemampuan buat ngatur task secara efektif ketika harus multitasking.

Berikut ini beberapa cara saya buat ngatur task yang sejauh ini cukup efektif bagi saya:

Jelas Mau Ngapain Aja 📝

Sebelum memulai hari, saya menulis semua task yang akan saya kerjakan dalam sehari.

Misal, saya mulai kerja jam 9 pagi. Maka setengah jam sebelumnya, setidaknya saya harus menulis semua daftar tugas yang akan saya kerjakan sampai jam 6 sore (8jam kerja).

Gambar 1: Ilustrasi Daftar Tugas

Bikin Prioritas ⚖️

Setelah semua task sudah ditulis, saya menentukan prioritas tiap task yang telah ditulis tadi dengan memberi label tiap task.

Misal, label High Priority, Medium Priority, dan Low Priority. Hal ini untuk menentukan mana yang akan kita kerjakan terlebih dahulu tentunya.

Kenapa penting untuk menentukan prioritas?

Jika tiap task tidak ditentukan prioritasnya, maka semua adalah prioritas.

Maksudnya, kalau tidak jelas mana yang lebih prioritas, maka kemungkinan yang terjadi adalah lompat-lompat task pas kerja dan berakhir gak produktif sama sekali.

Gambar 2: Ilustrasi Daftar Prioritas

Bikin Estimasi Waktu ⏰

Selanjutnya, tentukan estimasi waktu tiap task.

Misal:

1. Task A. Jam 09.00 - 10:40 (100menit)
2. Task B. Jam 11.00 - 11.50 (50menit)
3. dan seterusnya…

Dengan menentukan waktu tiap task, kita bisa tau berapa lama kita harus mengerjakan tiap task yang akan dikerjakan tiap harinya.

Disiplin!

Pastikan disiplin. Kenapa? Karena jika tidak, maka tidak ada gunanya metode ini. Karena tujuan utama dari metode ini adalah supaya saya bisa lebih produktif dibandingkan sebelumnya.

Sampai sini kamu kemungkinan bakal mikir:

“Gimana kalau Task A belum selesai padahal estimasi waktunya sudah habis”?

atau

“Gimana carannya nentuin estimasi waktu tiap task? Gimana kalo meleset? Apa gak berantakan tuh semua yang udah ditulis”?

Untuk hal tersebut, kamu bisa ikutin tips yang saya dapat dari teman baik saya, Yunda Bella berikut:

1. Ketika alokasi waktu sudah habis dan memang perlu waktu tambahan, maka bisa ambil alokasi waktu task lain yang prioritasnya rendah. Namun, usahakan supaya tiap task bisa diselesaikan tepat waktu untuk menghindari overtime.
2. Tentukan target minimal (yang cukup layak) yang harus dicapai di tiap task dalam sehari. Kuncinya: ”Knowing what’s good enough (not everything should be perfect)“.
3. Selanjutnya, selalu berusaha untuk percaya diri sama hasil dari tiap task yang udah dikerjain supaya bisa pindah ke task selanjutnya.

Gunakan Aplikasi

Semua kegiatan di atas saya atur di aplikasi. Mulai dari menyusun task sampai penggunaan timer.

Kamu bisa coba pakai aplikasi yang sama dengan yang saya pakai, yaitu Focus To-Do, sebuah aplikasi yang mengkombinasikan Todo App dan metode Pomodoro.

Sejauh ini, saya pakai aplikasi itu buat sehari-hari.

Thanks to Alfaiz Ainurrofiq udah ngasih tau aplikasi Focus To-Do ✌️

Ketika menjalankan timer di aplikasi Focus To-Do, saya juga sering kali mematikan notifikasi Slack untuk sementara supaya tidak terdistraksi ketika ngerjain task (Sayangnya untuk hal ini saya masih ngelakuinnya secara manual).

Bonus Tip: Yang Terpenting 🔥🔥🔥

Sebaik-baiknya pekerjaan adalah yang dikerjakan

Gambar 3: Get Things Done!

Penutup

Apakah kamu punya teknik lain yang lebih keren untuk mengelola task? Jika iya, silahkan sharing juga di kolom komentar di bawah ya 👌.

Terimakasih sudah membaca. Semoga bermanfaat.